¿A qué nunca habías pensado que se pudieran utilizar principios técnicos de la informática en la vida diaria? ¿Ni que cualquier persona, aunque no tenga ni idea de informática, pueda
beneficiarse de los secretos técnicos de esta y aplicarlos en su vida cotidiana?
Pues sí es posible. En este artículo te vamos a enseñar una serie de técnicas que harán organizarte mejor tus tareas en tu vida diaria, que están extraídas de las
Metodologías Ágiles de desarrollo informático y que te serán muy útiles para desarrollar tus propias tareas como si un proyecto se tratase.
Eso es lo que vamos a tratar en este artículo: como llevarnos los
principales beneficios de metodologías como SCRUM, LEAN o KANBAN a nuestra vida cotidiana, afrontando
nuestras tareas diarias de una forma
Ágil y eficiente. Hagamos
nuestra vida más sencilla con Scrum
Y todo esto, muy importante, sin saber nada de
informática ni de gestión de proyectos. Como verás a continuación, es todo
muy intuitivo, sencillo y asequible para cualquier persona.
Qué son la Metodología SCRUM y las Metodologías Ágiles
La
metodología Agile es un conjunto de metodologías de gestión de
proyectos de informática, creadas por expertos en software de todo el
planeta para desarrollar grandes proyectos informáticos de una forma
sencilla, ordenada y aprovechando al máximo los recursos. Por ese motivo a este conjunto de metodologías
se las conoce también como
Metodologías Ágiles, ya que hacen el desarrollo de las tareas mucho mas simple y ordenado, mucho más agil y eficiente, en definitiva.
Pues bien: esta metodología no solo sirve para desarrollos informáticos; es valida para todo tipo de proyectos
incluso para proyectos de carácter personal. Esto
significa que aplicando este método en tu vida real vas a encontrar los
mismos beneficios que encuentran los informáticos aplicando este
moderno método en sus proyectos.
La
metodología SCRUM y las
Metodologías Ágiles se basan en realizar las cosas de la
forma más sencilla posible, obteniendo
resultados desde muy pronto,
ajustando bien los periodos de tiempo que dedicamos al trabajo y los que dedicamos, al descanso, con
equipos responsables y autogestionados, donde las tareas están claras antes, durante y después de la ejecución.
Si somos capaces de llevar todos esos principios a nuestra vida diaria, podremos triunfar en la
eficiencia y en la agilidad en nuestra vida.
(Nota para los informáticos: las ideas de este artículo están sacadas indistintamente de las Metodologías Ágiles, como Scrum, Lean o Kanban, sin pararnos a distinguir entre ellas, dado que este artículo no es académico sino de autoayuda para la vida diaria)
Siete reglas de SCRUM y Metodologías Ágiles que puedes aplicar en tu vida diaria.
Aplica estos siete principios y harás tu vida más sencilla y alcanzarás más fácilmente tus metas
1.- SIMPLIFICA
Esta es la regla fundamental de
Agile.
Lo que puedas hacer sencillo no lo hagas complicado. Siempre hay una forma directa de hacer las cosas, y de entrada esa es la que debes usar.
Imagina que vas a hacer una tortilla: la primera vez no deberías más que romper un huevo, batirlo, echarlo a la sartén y dejar que cuaje. Lo más sencillo. O imagina por el contrario que quizás necesites poner un pequeño indicador luminoso en algún lugar: para empezar deberías buscar una pila, dos cables y una bombilla y conectarlos.
Quizás la forma más simple no sea la más perfecta y la podrás mejorar con el tiempo, pero es la que te va a dar un
resultado útil y plenamente operativo antes.
Luego, en nuevos intentos, puedes ir mejorando el producto, puedes añadirle atún o jamón a la tortilla, hacerla con formas, o añadir un interruptor a los cables o un embellecedor a la bombilla. Poco a poco en sucesivas iteraciones y cuando vayas aprendiendo, podrás ir haciendo con naturalidad más y más cosas mas complejas.
Las iteraciones forman una parte inherente de Scrum y también de la vida diaria. Cada vez que hacemos una tarea la hacemos mejor, aprendemos, añadimos funcionalidad, añadimos maestría al proceso.
Pero
empieza primero por lo fácil. Por lo simple. Por lo que da un resultado rápido en menos tiempo.
2.- UNA TAREA A LA VEZ
Esta regla es fundamental. Haz una sola tarea a la vez. Nunca
intentes hacer varias cosas al mismo tiempo. Llevar tareas en paralelo es la mejor manera de tener los resultados más tarde, de perder mas tiempo conmutando de una cosa a otra, y de aumentar la probabilidad de error.
Las metodologías ágiles nos dicen que somos más productivos si hacemos
una sola tarea a la vez. Si nos concentramos en algo, ponemos los cinco sentidos en ello, lo terminamos; y entonces y sólo entonces podremos pasar a la siguiente tarea.
¿Qué crees que pasaría si intentas hacer la tortilla y conectar la bombilla a la vez? Con seguridad que las dos cosas estarán acabadas más tarde. Que perderás tiempo yendo del cuarto de trabajo a la cocina y volviendo. Que corres el riesgo de dejarte el aceite hirviendo y provocar un incendio. O de mojar los cables de aceite o de yema de huevo... ¿No es más fácil terminar una tarea y luego comenzar la siguiente? ¿Más sencillo? ¿Más seguro?
3.- DIVIDE LAS TAREAS
A veces los proyectos nos dan cierto miedo o respeto acometerlos: vemos las tareas grandes, largas, inabarcables... nos preguntamos si somos capaces, dudamos...
Grandes tareas suelen devenir en grandes fracasos.
Sin embargo, si troceamos esas tareas en
pequeñas subtareas, y las vamos acometiendo una a una, las veremos como algo más asumible. Nuestra predisposición y nuestra actitud serán mucho más positivas. No pospondremos ni nos arredraremos. La satisfacción de la tarea fácilmete resuelta nos animará a acometer la siguiente.
Quizás construir un indicador luminoso sea una tarea muy compleja para quien no sepa de electricidad. Pero... ¿y si nuestra tarea fuera comprar dos cables, una pila y una bombilla? ¿Y si la siguienta tarea fuera "conectar los cables a los extremos de la pila"? y así sucesivamente...
Descomponer una tarea en subtareas más pequeñas las hace verlas como más sencillas, realizables, nos dará satisfacción más rápida y nos animará a nuevas tareas.
4.- PLANIFICA Y FIJA OBJETIVOS A CORTO PLAZO
Al igual que las tareas grandes parecen inabarcables,
los objetivos largos nos desmotivan porque aunque hagamos grandes esfuerzos siempre estamos muy lejos de cumplirlos, y eso nos acaba agotando y probablemente abandonemos antes de llegar al objetivo.
Tenemos que
marcarnos objetivos cortos, fácilmente realizables en poco tiempo, y luego ir marcandonos otros más ambiciosos conforme pase el tiempo.
¿Tendría sentido marcarse el objetivo de ser el mejor Chef de Tortillas del mundo cuando nunca hemos hecho una? Quizás como ideal o como sueño pueda estar bien, pero ¿es práctico para nuestro día?
No. Sin duda sería mejor marcarnos el objetivo de hacer una tortilla francesa, simple. Después podemos ponernos el objetivo de una tortilla de un ingrediente. Después de varios. Después podemos aventurarnos a la tortilla española o de patatas. Después a hacerlas con mejor sabor. Después una tortilla de más consistencia. Ir mejorando un aspecto cada vez, dando un pequeño paso cada vez, logrando la satisfacción del objetivo alcanzado... y con el tiempo, nos habremos convertido en el mejor Chef de Tortillas del mundo.
5.- MIDE DIARIAMENTE LOS OBJETIVOS
¿Podemos saber si estamos haciendo las cosas bien o no, si no comprobamos lo que hemos hecho? Para saber lo que hacemos bien, lo que podemos mejorar, donde necesitamos hacer más esfuerzos, tenemos que
medir el cumplimiento real de los objetivos que nos hemos marcado.
Necesitamos unos patrones de lo que queremos hacer y unos objetivos definidos, y al final del día comprobar cuales de esos
objetivos hemos cumplido, y si no en que hemos fallado y qué tenemos que hacer la próxima vez para cumplirlo.
El ejemplo lo vamos a ver econjuntamente con el del siguiente punto, a continuacion.
6.- LIMITA EL TIEMPO DE CADA COSA
¿Cuántas veces nos hemos llevado más tiempo de la cuenta con una tarea, hemos alargado las atreas, las hemos complicados, hemos dejado de hacer otras cosas que nos interesaban porque no nos ha dado tiempo ya que la primera tarea se ha comido todo el tiempo? Todos estos son malos efectos de no llevar
una buena gestión del tiempo.
A veces por que no calculamos bien, a veces porque somos demasiado perfeccionistas y queremos mejorar lo que ya funciona, a veces porque nos distraemos, a veces porque nos exigimos demasiado, y la mayoría de las veces porque no hemos
planificado correctamente el tiempo que le vamos a dedicar a cada tarea, lo cierto es que al final nos pasamos con el tiempo que le dedicamos a algo y eso nos lastra para el resto del día.
Lo que tenemos que hacer es tener muy bien
calculado el tiempo que le vamos a dedicar a cada cosa, y no dedicarle más tiempo del previsto a cada una. Ser muy
rigurosos con la asignación de los tiempos, y al final de cada periodo terminar lo que estemos haciendo.
Por ejemplo, si para la tarde de hoy tenemos previsto hacer una luz con una pila, y después hacer una tortilla de patatas, tenemos que decidir a qué hora empieza y a que hora termina la tarea de la bombilla con la pila. Tenemos que cumplir escrupulosamente ese horario. Para eso tenemos que calcular muy bien el tiempo que le vamos a dedicar a la bombilla y tener muy claro que no podemos dedicarle ni un minuto más.
De esta forma, una vez que lo empecemos a ejecutar, ya sabremos a que hora vamos a terminar, como muy tarde, y tenemos la tranquilidad de que después podremos hacer nuestra tortilla de patatas para la cena.
Si por algún motivo no podemos terminar la tortilla a la hora prevista, tenemos que dejarlo a dicha hora. Esa noche, cuando midamos los objetivos (enumerados en el punto 5 de este artículo), veremos que no hemos cubierto el de la bombilla, y tendremos que pensar por qué no hemos podido. ¿Hemos calculado mal? ¿Ha habido imprevistos? Tenemos que
corregir el error y planificar para el día siguiente...
Puede ser un engorro dejar una tarea a la mitad o sin terminar, pero es la
única forma de que el resto del tareas del día no se resientan y puedan ser terminadas en su momento. Quizás no hemos terminado la bombilla a tiempo, pero tenemos la tortilla de patatas para cenar. Si no hubiéramos cortado la tarea de la bombilla, nos habríamos quedado sin cena... y quien sabe si quizás de todas formas no hubiéramos acabado la bombilla.
7.- ADÁPTATE A LOS CAMBIOS
¿Has visto el camaleón de la fotografía inferior? Los camaleones tienen una capacidad de adaptación gigantesca, se adaptan a su entorno para parecerse a él y pasar desapercibidos. La capacidad de adaptación es una virtud necesaria para su supervivencia.
Para las personas nos ocurre de idéntica manera. La generación de nuestros padres vivió de una manera, igual que la de sus padres, igual que la de sus abuelos. los cambios se producían de una manera lenta. Un hombre podía trabajar de la misma manera que lo hacía su padre quién lo aprebdió de su abuelo... y seguía siendo válido.
Hoy en día esto ha cambiado. La rapidez con la que avanza la tecnología y nuestros hábitos hace que lo que aprendimos hace unos años ya esté obsoleto. Tenemos que estar continuamente abiertos a nuevas maneras de hacer las cosas, nuevas tecnologíoas, nuevas herramientas, nuevas necesidades de las personas. Cada cosa que hagamos, tenemos que preguntarnos por qué lo hacemos y cómo podríamos lograr ese objetivo de una manera mejor. Aunque sean cosas que hayamos hecho muchas veces.
Por muchas tortillas de patatas que hayamos cocinado, por mucho que hayamos hecho una y otra vez una iluminación; tenemos que replantearnos la forma en la que lo hacemos. Las placas vitrocerámicas han substituido a las cocinas de gas, y a aquellas las de inducción han hecho lo propio. Las lámparas halógenas han substituido a las de filamentos , y a aquellas las lámparas LED. Las sartenes de teflón han substituido a las de hierro, los alimentos ecológicos han substituido a los tratados... las baterías recargables han substituido a las pilas... en definitiva las bombillas ya no se hacen hoy como hace 15 años, ni la iluminación es igual.
Tenemos que estar muy atentos a lo que cambian las cosas, las necesidades de los que nos rodean, los gustos sociales... y adaptar nuestra forma de hacer las cosas al entorno que nos rodea.
Estos son los principales principios de Scrum y de Metodologías Ágiles que podemos aplicar a nuestra vida cotidiana. Igual que estos principios ayudan a los informáticos a desarrollar mejor sus proyectos y organizar mejor su trabajo, a tí te servirán para mejorar tu vida y organizar tus actividades de una manera eficiente.
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